テレワーク時代到来で欠かせない！クラウドPBXの豆知識や基本情報を紹介！

当サイトはテレワーク時代到来で欠かせないという人も多い、クラウドPBXの豆知識や基本情報を紹介しています。
職場に導入することを検討しているという場合には役立つ可能性があるので、ぜひ参考にしてみてください。
企業がクラウドのPBX導入を急ぐ理由とは何かも触れています。
なぜ今このサービスが注目をされているのか知りたい場合におすすめです。
また企業が導入することでもたらされる最大の利点はどこにあるのかも解説しています。

テレワーク時代到来で欠かせない！クラウドPBXの豆知識や基本情報を紹介！

在宅勤務の時代到来により近年注目を集めているのがクラウドPBXですが、一体どのような特徴があるのかという疑問を持っている人も多いのではないでしょうか。
クラウドPBXはインターネット経由で使うことのできるPBXサービスのことです。
従来のPBXとは異なり、専用の機器を購入して設置する必要がありません。
自社でのメンテナスも不要なので便利に利用することができるのも、クラウドPBXの利用しやすいところです。

在宅勤務やリモートワークでクラウドPBX導入が重宝される理由について

在宅勤務やリモートワークではクラウドPBX導入が重宝される傾向にあります。
それらをする場合、オフィス内に全ての従業員が集まって仕事をする方式と決定的に異なるのはコミュニケーションの取り方です。
組織として仕事をする以上は必要に応じて社員間で連絡や相談をすることが必須ですが、オフィス内にいる場合は直接話すことができても在宅やリモートでは電話やメールが重要であり、その中でも相手の声を聞ける電話が大事であることは否定できません。
ところが通常のスマートホンを利用して通話すると当然ながら電話代がかかることになります。
これは止むを得ない訳では決してなく、クラウドPBXを導入することにより電話代をかけることなく通話ができるようになるのです。
その秘密は、オフィス内の内線通話と同じことが在宅やリモートで仕事をしている人に対しても適用できるようになるから、ということになります。

クラウドPBX導入における工事や導入までの過程について

クラウドPBXの導入時には、基本的に工事は必要ありません。
従来のビジネスフォンでは専用機器やネット回線の工事が必要でしたが、クラウドPBXなら工事をせずに利用を開始できます。
具体的なクラウドPBXの導入過程は、サービスを提供する会社に問い合わせてプランを決めて見積もりを取り、あとはアカウントを作成すれば終わりです。
専用のアダプタと光回線、VoIPと導入するスマホやパソコンなどの電話機があればすぐに使い始められます。
基本的に工事不要ですぐに使い始められますから、迅速にテレワーク環境を構築したいときに便利です。
パンデミック対策の一つとしてテレワークを推進するなら、スピーディーに環境を構築できるクラウドPBXには大きなメリットがあります。
導入までの過程が簡単なだけではなく、使い方も非常にシンプルです。
従来のビジネスフォンやスマホで電話をかけるときと同じ要領で、電話をかけたり転送ができたりします。

クラウドPBXとその他のシステムやＣＲＭとの連携について

クラウドPBXを利用して様々な社内システムを連携し、効率的に使用しようと考えている企業は少なくありません。
また最近ではこのような機能を連携し業務効率化に効果があると謳っているクラウドPBXも増えていますが、これを利用する場合にはセキュリティー面で十分な注意が必要となります。
クラウドPBXはインターネットを経由し接続されることが多く、基本的にはVPNを利用して情報が外部から盗聴されないような仕組みとなっていますが、その実現方法は提供業者によって様々であり、そのレベルも大きく異なることに注意しなければなりません。
特にCRMは顧客情報を取り扱っていることになるため、これらの情報が外部に漏れた場合には企業が大きな損害を被ることになります。
クラウドPBXを利用し社内の業務効率化を図る場合には、この点に十分に注意が必要です。
そのセキュリティレベルを考慮し、接続するシステムを選ぶなど、入念な検討が必要となることを意識することが大切です。

多くのクラウドPBXに見られる主な機能とは

クラウドPBXの主な機能として搭載されているのは、内線通話や保留、転送などビジネス用途で便利なものが中心です。
通常の電話としても十分な性能が揃っており、商談のための話を進めたい時に役立ってくれるでしょう。
クラウドPBXでは着信だけではなく発信も可能となっているため、営業担当の携帯ツールにして各自で所持しておけば、外出先で顧客と連絡を取り合う際にも利用することができます。
これは外線発信機能に付属するもので、営業担当は外出先でも会社の固定電話の番号で発信することができるようになっており、受け取った顧客側はどの会社からの電話かすぐに判断することができるのもメリットでしょう。
場所を取らずに発信ができる利便性によって、これまで社内に在籍していないと連絡が取れず、社に戻ってから改めて折返しの返電をするなどの手段を使っていた営業社員から、顧客を待たせることなくスムーズに電話ができるようになるはずです。

企業におすすめのクラウドPBXの特徴①Wi-Fi環境下でも音声が鮮明でクリア

クラウドPBXを利用したときの通話は、インターネット回線を使っていることからも不安定なネット環境の中では音質に影響が起きることがあります。
複数の人々が同時に接続を行ったときやパソコンと電話を併用したときなど、音声が聞き取りにくなることもあるので注意が必要です。また、クラウドPBXは地下や障害物があるような場所で通話を行ったときには電波状況によりノイズが入ることもありますし音声が途切れることもあるなど、導入する前にオフィス内のWi-Fi環境でも不具合が生じないのか音声がクリアになるのか事前に確認をしておきましょう。なお、クラウドPBXは事業拠点が多い企業に最適なサービス、拠点間の電話でのやりとりが活発であり外回りの営業マンが多い部署などでは導入することで経費の節減や工数の削減などの役立てることができます。条件により音声に問題が生じることもあるのですが、これは導入前に確認をしておけば回避できるので安心です。

企業におすすめのクラウドPBXの特徴②スマホもアプリのインストールだけで簡単に使える

クラウドPBXは、事業所内にPBX機器を設置することなくクラウドサーバーで電話交換機能サービスを使うといった特徴があるので、IP-PBXのときに必要な自社内サーバーの構築などが不要になります。
クラウドPBXで必要になるのは光回線をはじめ、パソコンもしくはスマートフォンなどの端末です。後は、クラウドPBXサービスを提供する会社が用意しているソフトウェアやアプリを端末にインストールして、ソフトもしくはアプリを起動したときに求められるアカウント情報でログインを行えば直ぐに電話をかけることができます。ちなみに、スマートフォンにはアンドロイドOSとIPhone OSの2種類がありますがクラウドPBXはそれぞれのOSに最適化されたアプリを提供しているので、OSに依存することなく活用できます。さらに、電話帳も端末ではなくクラウドサーバー上に保存されることになるので事業所全体で共有化ができるメリットもあるのではないでしょうか。

企業におすすめのクラウドPBXの特徴③社員の勤怠管理をオプションで付帯出来る

クラウドPBXは、クラウドサーバーを活用した通話や転送をネット回線を使って利用できる電話サービスです。しかし、クラウドPBXは様々なオプションや他のソフトウェアとの連携によりビジネスの幅を広げてくれる、より便利なツールとして活用できるなどのメリットもあります。
勤怠管理もそのツールの一つでもあり、普段利用しているスマートフォンやパソコンを使って簡単に打刻ができる、外出先でも対応することができるので紙製のタイムカードやタイムレコーダーなどの設備も不要になって来ます。ちなみに、タイムカードは数年間は保管をしなければならない義務がありますし、従業員が多い事業所など給料計算のためのタイムカードのチェックや残業時間の集計など多くの時間を要することになります。その点、勤怠管理も可能になるクラウドPBXを導入することで作業の手間を省けることや入力および計算ミスなどのリスクをゼロにできるなど、オプションを使っても導入しておきたいと考える人は多いといえましょう。

企業におすすめのクラウドPBXの特徴④社員間や会社間で通話料無料でコストカットを実現

クラウドPBXの特徴の一つに、社員間とか会社間では通話料が無料でコストカットを実現できることが挙げられます。この理由はある意味で単純で、それまでは外線扱いとなっていた通話も内線扱いにできるからというのが答えになります。
別にクラウドPBXを利用していなくても、オフィス内での部署間での通話とか、例えば東京と大阪といった離れた場所にあるオフィス間であっても内線扱いで通話でき、電話料金はかからない仕組みを持っている会社はごく普通にあるはずです。これはPBXという電話交換装置をそのオフィスに導入しているからこそ実現可能なのですが、その仕組みをクラウド化することにより、オフィスにいるかどうかに関わらず社員間とか、自宅やその他の場所でテレワーク中の社員がオフィスにいる社員と通話する場合であっても内線扱いとすることができます。これにより通信費の大幅なコストカットを実現できることになるわけで、メリットは小さくありません。

企業におすすめのクラウドPBXの特徴⑤チャットや会議通話など在宅勤務に便利な機能満載

クラウドPBXは、小規模向けであれば数名から数十名程度の規模、中規模向けなら数百名までを想定しているものが主流になっていますが、千名を超えるような規模でのサービスは少ないといわれています。そのため大規模での利用の場合は、既存のPBXとの連携の可能性なども確認しておくなどが必要です。
クラウドPBXは、ビジネスフォンの機能とは別にビデオ通話やチャット、ファックスなどビジネスに便利な機能が備わっているものを使えばさらに利便性が高くなります。電話だけでなく、メールやチャットはもちろん電話もしくはウェブを利用した会議など多くの通信手段に対応可能なサービスを活用できる、しかもスマートフォンやパソコンなどインターネット回線を使ってファックスの送受信ができるわけですからテレワーク環境の中でも不便さを感じることなく業務に集中できるわけです。また、APIを利用して他のシステムとの連携を図れるものを導入しておけば、電話業務の効率化にも良い影響を与えてくれます。

クラウドPBXはパソコンで簡単に操作ができる

クラウドPBXはソフトウェアで回線の構成を実現しているものとなっており、そのためにパソコンで簡単に設定や変更を行うことができます。
一般的なPBXの場合は現場に行って様々な調整を行う必要があり、そのために多くの労力が必要となる場合が少なくありません。
一般的に企業内に設置されていることが多かったり、近年の場合ではデータセンターなどに設置されていることも多いものです、この場所まで作業員が出向くことになるため、それなりの費用が発生し企業にとっては金銭的な負担が大きくなることになります。
クラウドPBXの場合にはオペレーターがオフィスからパソコンを利用して遠隔で設定をすることがほとんどであり、その設定変更を行うために移動をしたり、時間を余分に取られると言うことがありません。
これにより経費を削減することができたり、迅速な対応を実現することが可能となります。
また従来のPBXに比べ様々な柔軟な設定も可能となっているので、効果的な利用ができるのもメリットです。

アフターフォローが充実しているクラウドPBXを選ぶ

クラウドPBXは簡単に設定変更をすることができると言うイメージがあり、そのために実際に状況に応じてスムーズな対応をしてもらえると考えている経営者は少なくありません。
物理的には簡単にこれらの対応をすることができると思っても、実際にはサービス内容やその対応力などを十分に確認しないと、様々な問題を発生することになるため注意が必要です。
クラウドPBXは複数の企業のPBX機能を1台のシステムで代行していることも多く、そのために問題が発生した場合などは順番に処理をするためその優先順位が高くない場合、作業に時間がかかってしまうと言うことも多いものです。
一般的にこれらの会社では様々な条件を契約時に設定しており、これにより料金が設定されていることも多いのでこの内容を確認しておくことが重要です。
クラウドPBXはそれぞれのサービス提供会社によりアフターフォローの内容が決められており、これはサービスレベルを決める重要な要素となっています。
その内容を十分に確認し、アフターフォローが充実しているところを選ぶことが良い方法となります。

自らにとって最適なクラウドPBXを選定するポイント

クラウドPBXは様々な機能があり、使用する内容はそれぞれの企業の利用方法により変化するものです。
豊富な機能を搭載しているものほど料金も高額となるので、その環境に合わせて最適なものを選定することが良い方法となっています。
クラウドPBXは一般的にはソフトウェアで実現していることが多く、そのために事前に様々なプログラムを設定しておく数が多いほど利用料金も高額となります。
普段使用しない機能が網羅されているものを選んでしまうと、基本料金だけで高額になり無駄な費用を支払うことが少なくありません。
そのため、事前に必要なものを選定しておくことが良い方法となっています。
コールセンターなど響回線数の増減が必要な場合には、これに適したクラウドPBXサービスを選ぶことが重要ですが、企業内で使用する場合などは改選数は固定であることが多いので、レイアウト変更等の内容に迅速に対応できるものを選ぶことが大切です。
それぞれの特徴を知り、最適なものを選ぶことがクラウドPBXを効果的に使いこなす秘訣となっています。

クラウドPBXはコールセンターでの利用に適している

クラウドPBXはコールセンターで利用する場合には、非常に大きな効果を発揮するものとなっています。
様々な問い合わせを受けるため常に必要な席数を用意していると考えられることが多いものですが、実際にはその時期により問い合わせの件数は大きく変化するため、その最大量を見越して準備をしておくとコストが増大し、その運営費用が大きくなってしまうことになるので注意をしなければなりません。
必要に応じその席数を簡単に増減することができたり、回線数を増減することができればそれだけ効率の良い運用をすることができるようになります。
クラウドPBXは仮想的なPBXであるため、設定で回線数を自在に変換することができるのがメリットです。
企業が新商品を発表したり、あるいは様々なサービスをリリースした場合などに一時的に増やすことで、効率を良くすることが可能となりますが、これを自由に実現できるのがクラウドPBXのメリットとなっています。

オフィスにクラウドPBXを導入することのメリット

クラウドPBX（Private Branch Exchange）は、従来のオフィスの電話システムに比べて多くのメリットを提供します。
まず第一に、クラウドPBXは物理的なハードウェアを必要とせず、インターネットを介して電話通信を行うため、導入コストとメンテナンスコストを大幅に削減できます。
オンプレミスのPBXと比べて柔軟性が高く、スケーラビリティに優れており、必要に応じて簡単に拡張やカスタマイズが可能です。
さらに地理的な制約を超えて利用できるため、リモートワークや国際展開をしている企業にとって理想的です。
従業員はどこからでも同じ電話システムにアクセスでき、円滑なコミュニケーションが保たれます。
災害時にもデータがクラウド上に保管されているため、ビジネスの連続性を確保しやすくなります。
セキュリティ面でも信頼性の高いクラウドプロバイダーを選択すれば、データ保護やセキュリティ対策が強化されていることが多いです。
データの暗号化やアクセス制御などの機能により、機密性が確保されます。
クラウドPBXは管理が簡単で、ユーザーの追加や変更、通話履歴の確認などがウェブベースの管理ポータルを通じて行えます。
これにより、ITスタッフの負担が軽減され、効率的な運用が可能となります。