テレワーク時代到来で欠かせない！クラウドPBXの豆知識や基本情報を紹介！

当サイトはテレワーク時代到来で欠かせないという人も多い、クラウドPBXの豆知識や基本情報を紹介しています。
職場に導入することを検討しているという場合には役立つ可能性があるので、ぜひ参考にしてみてください。
企業がクラウドのPBX導入を急ぐ理由とは何かも触れています。
なぜ今このサービスが注目をされているのか知りたい場合におすすめです。
また企業が導入することでもたらされる最大の利点はどこにあるのかも解説しています。

テレワーク時代到来で欠かせない！クラウドPBXの豆知識や基本情報を紹介！

在宅勤務の時代到来により近年注目を集めているのがクラウドPBXですが、一体どのような特徴があるのかという疑問を持っている人も多いのではないでしょうか。
クラウドPBXはインターネット経由で使うことのできるPBXサービスのことです。
従来のPBXとは異なり、専用の機器を購入して設置する必要がありません。
自社でのメンテナスも不要なので便利に利用することができるのも、クラウドPBXの利用しやすいところです。

在宅勤務やリモートワークでクラウドPBX導入が重宝される理由について

在宅勤務やリモートワークではクラウドPBX導入が重宝される傾向にあります。
それらをする場合、オフィス内に全ての従業員が集まって仕事をする方式と決定的に異なるのはコミュニケーションの取り方です。
組織として仕事をする以上は必要に応じて社員間で連絡や相談をすることが必須ですが、オフィス内にいる場合は直接話すことができても在宅やリモートでは電話やメールが重要であり、その中でも相手の声を聞ける電話が大事であることは否定できません。
ところが通常のスマートホンを利用して通話すると当然ながら電話代がかかることになります。
これは止むを得ない訳では決してなく、クラウドPBXを導入することにより電話代をかけることなく通話ができるようになるのです。
その秘密は、オフィス内の内線通話と同じことが在宅やリモートで仕事をしている人に対しても適用できるようになるから、ということになります。

クラウドPBX導入における工事や導入までの過程について

クラウドPBXの導入時には、基本的に工事は必要ありません。
従来のビジネスフォンでは専用機器やネット回線の工事が必要でしたが、クラウドPBXなら工事をせずに利用を開始できます。
具体的なクラウドPBXの導入過程は、サービスを提供する会社に問い合わせてプランを決めて見積もりを取り、あとはアカウントを作成すれば終わりです。
専用のアダプタと光回線、VoIPと導入するスマホやパソコンなどの電話機があればすぐに使い始められます。
基本的に工事不要ですぐに使い始められますから、迅速にテレワーク環境を構築したいときに便利です。
パンデミック対策の一つとしてテレワークを推進するなら、スピーディーに環境を構築できるクラウドPBXには大きなメリットがあります。
導入までの過程が簡単なだけではなく、使い方も非常にシンプルです。
従来のビジネスフォンやスマホで電話をかけるときと同じ要領で、電話をかけたり転送ができたりします。

クラウドPBXとその他のシステムやＣＲＭとの連携について

クラウドPBXを利用して様々な社内システムを連携し、効率的に使用しようと考えている企業は少なくありません。
また最近ではこのような機能を連携し業務効率化に効果があると謳っているクラウドPBXも増えていますが、これを利用する場合にはセキュリティー面で十分な注意が必要となります。
クラウドPBXはインターネットを経由し接続されることが多く、基本的にはVPNを利用して情報が外部から盗聴されないような仕組みとなっていますが、その実現方法は提供業者によって様々であり、そのレベルも大きく異なることに注意しなければなりません。
特にCRMは顧客情報を取り扱っていることになるため、これらの情報が外部に漏れた場合には企業が大きな損害を被ることになります。
クラウドPBXを利用し社内の業務効率化を図る場合には、この点に十分に注意が必要です。
そのセキュリティレベルを考慮し、接続するシステムを選ぶなど、入念な検討が必要となることを意識することが大切です。

多くのクラウドPBXに見られる主な機能とは

クラウドPBXの主な機能として搭載されているのは、内線通話や保留、転送などビジネス用途で便利なものが中心です。
通常の電話としても十分な性能が揃っており、商談のための話を進めたい時に役立ってくれるでしょう。
クラウドPBXでは着信だけではなく発信も可能となっているため、営業担当の携帯ツールにして各自で所持しておけば、外出先で顧客と連絡を取り合う際にも利用することができます。
これは外線発信機能に付属するもので、営業担当は外出先でも会社の固定電話の番号で発信することができるようになっており、受け取った顧客側はどの会社からの電話かすぐに判断することができるのもメリットでしょう。
場所を取らずに発信ができる利便性によって、これまで社内に在籍していないと連絡が取れず、社に戻ってから改めて折返しの返電をするなどの手段を使っていた営業社員から、顧客を待たせることなくスムーズに電話ができるようになるはずです。

企業におすすめのクラウドPBXの特徴①Wi-Fi環境下でも音声が鮮明でクリア

クラウドPBXを利用したときの通話は、インターネット回線を使っていることからも不安定なネット環境の中では音質に影響が起きることがあります。
複数の人々が同時に接続を行ったときやパソコンと電話を併用したときなど、音声が聞き取りにくなることもあるので注意が必要です。また、クラウドPBXは地下や障害物があるような場所で通話を行ったときには電波状況によりノイズが入ることもありますし音声が途切れることもあるなど、導入する前にオフィス内のWi-Fi環境でも不具合が生じないのか音声がクリアになるのか事前に確認をしておきましょう。なお、クラウドPBXは事業拠点が多い企業に最適なサービス、拠点間の電話でのやりとりが活発であり外回りの営業マンが多い部署などでは導入することで経費の節減や工数の削減などの役立てることができます。条件により音声に問題が生じることもあるのですが、これは導入前に確認をしておけば回避できるので安心です。

企業におすすめのクラウドPBXの特徴②スマホもアプリのインストールだけで簡単に使える

クラウドPBXは、事業所内にPBX機器を設置することなくクラウドサーバーで電話交換機能サービスを使うといった特徴があるので、IP-PBXのときに必要な自社内サーバーの構築などが不要になります。
クラウドPBXで必要になるのは光回線をはじめ、パソコンもしくはスマートフォンなどの端末です。後は、クラウドPBXサービスを提供する会社が用意しているソフトウェアやアプリを端末にインストールして、ソフトもしくはアプリを起動したときに求められるアカウント情報でログインを行えば直ぐに電話をかけることができます。ちなみに、スマートフォンにはアンドロイドOSとIPhone OSの2種類がありますがクラウドPBXはそれぞれのOSに最適化されたアプリを提供しているので、OSに依存することなく活用できます。さらに、電話帳も端末ではなくクラウドサーバー上に保存されることになるので事業所全体で共有化ができるメリットもあるのではないでしょうか。

企業におすすめのクラウドPBXの特徴③社員の勤怠管理をオプションで付帯出来る

クラウドPBXは、クラウドサーバーを活用した通話や転送をネット回線を使って利用できる電話サービスです。しかし、クラウドPBXは様々なオプションや他のソフトウェアとの連携によりビジネスの幅を広げてくれる、より便利なツールとして活用できるなどのメリットもあります。
勤怠管理もそのツールの一つでもあり、普段利用しているスマートフォンやパソコンを使って簡単に打刻ができる、外出先でも対応することができるので紙製のタイムカードやタイムレコーダーなどの設備も不要になって来ます。ちなみに、タイムカードは数年間は保管をしなければならない義務がありますし、従業員が多い事業所など給料計算のためのタイムカードのチェックや残業時間の集計など多くの時間を要することになります。その点、勤怠管理も可能になるクラウドPBXを導入することで作業の手間を省けることや入力および計算ミスなどのリスクをゼロにできるなど、オプションを使っても導入しておきたいと考える人は多いといえましょう。

企業におすすめのクラウドPBXの特徴④社員間や会社間で通話料無料でコストカットを実現

クラウドPBXの特徴の一つに、社員間とか会社間では通話料が無料でコストカットを実現できることが挙げられます。この理由はある意味で単純で、それまでは外線扱いとなっていた通話も内線扱いにできるからというのが答えになります。
別にクラウドPBXを利用していなくても、オフィス内での部署間での通話とか、例えば東京と大阪といった離れた場所にあるオフィス間であっても内線扱いで通話でき、電話料金はかからない仕組みを持っている会社はごく普通にあるはずです。これはPBXという電話交換装置をそのオフィスに導入しているからこそ実現可能なのですが、その仕組みをクラウド化することにより、オフィスにいるかどうかに関わらず社員間とか、自宅やその他の場所でテレワーク中の社員がオフィスにいる社員と通話する場合であっても内線扱いとすることができます。これにより通信費の大幅なコストカットを実現できることになるわけで、メリットは小さくありません。

企業におすすめのクラウドPBXの特徴⑤チャットや会議通話など在宅勤務に便利な機能満載

クラウドPBXは、小規模向けであれば数名から数十名程度の規模、中規模向けなら数百名までを想定しているものが主流になっていますが、千名を超えるような規模でのサービスは少ないといわれています。そのため大規模での利用の場合は、既存のPBXとの連携の可能性なども確認しておくなどが必要です。
クラウドPBXは、ビジネスフォンの機能とは別にビデオ通話やチャット、ファックスなどビジネスに便利な機能が備わっているものを使えばさらに利便性が高くなります。電話だけでなく、メールやチャットはもちろん電話もしくはウェブを利用した会議など多くの通信手段に対応可能なサービスを活用できる、しかもスマートフォンやパソコンなどインターネット回線を使ってファックスの送受信ができるわけですからテレワーク環境の中でも不便さを感じることなく業務に集中できるわけです。また、APIを利用して他のシステムとの連携を図れるものを導入しておけば、電話業務の効率化にも良い影響を与えてくれます。